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Réseau micro-crèches : un outil central pour gérer les 40 places disponibles et les 60 enfants inscrits.

Le réseau de micro-crèches Popins et Popines se compose de quatre structures, deux sur la commune de Talmont-Saint-Hilaire (85) et deux à la Tranche-sur-Mer (85). Afin d’optimiser la gestion des 40 places disponibles et des 60 enfants inscrits, et alléger sa charge administrative pour se consacrer aux enfants, le réseau a misé sur le logiciel Belami.

Retour sur ce projet avec Adeline Blanchard, directrice des 4 micro-crèches Popins et Popines.

La priorité ? L’enfant ! Le gain de temps est donc indispensable

Bien qu’une micro-crèche soit une petite structure, sa gestion n’en est pas moins complexe ou chronophage. En effet, d’un côté de nombreux acteurs interagissent avec la structure (parents, élus, organismes financeurs, CAF...) exigeant un suivi de l’activité rigoureux. D’un autre côté, les aléas sont quotidien, demandant aux équipes de gestion d’être réactifs et efficaces. Pour une gestion optimale et faciliter la vie des familles, la micro-crèche Popins et Popines a fait confiance à un logiciel de gestion spécialisé.

« Les relations avec la CAF et les élus représentent une grande partie de mon quotidien. Le logiciel m’aide à gagner du temps sur d’autres tâches afin d’avoir le temps nécessaire pour entretenir des relations pérennes avec eux. Les plannings des enfants et des salariés sont également complexes à gérer. Il faut savoir s’adapter sans cesse entre les congés maternité et parentaux des équipes et les absences des enfants. Je dois donc pouvoir être réactive face aux imprévus. Là encore, j’ai fait le choix de gagner du temps sur le reste de mes tâches administratives en automatisant tout ce qui peut l’être. »

Un logiciel pour automatiser les tâches chronophages

« À l’époque où nous recherchions un logiciel pour automatiser la facturation, nous avions deux principaux objectifs principaux. Le premier était de réduire au maximum le temps passé sur les tâches administratives. Le second était de centraliser toutes les données des micro-crèches dans un seul outil. »

Après une démonstration du logiciel Belami, les équipes de Popins et Popines ont été convaincu par la dimension intuitive de la solution. En effet, l’ergonomie permet à l’ensemble des équipes de prendre le logiciel en main, simplement et rapidement. Facturation, gestion des dossiers familles et autorisations, édition des devis et contrats, gestion du personnel... le réseau de micro-crèches dispose désormais d’un outil central pour gérer les 40 places disponibles et les 60 enfants inscrits.

Un quotidien administratif facilité pour la crèche et les parents

Aujourd’hui la gestion des devis et de la facturation n’est plus du tout la même qu’avant le déploiement du logiciel. En effet, à partir du pointage des présences sur tablette, les données sont automatiquement transférées au logiciel pour éditer les factures. Ceci permet notamment d’éviter la perte de temps liée à la saisie multiple des informations. De plus, à partir des simples données renseignées dans le logiciel, le devis est automatiquement généré. Les familles disposent ainsi facilement d’un document officiel pour prétendre aux aides publiques. Les gains de productivité pour les équipes sont conséquents !

« Dans le seul domaine de la facturation, l’automatisation a permis de diviser le temps passé par deux. De plus, l’automatisation me permet de créer mes rapports CAF en un seul clic. Aujourd’hui, je ne pourrais plus me passer du logiciel Belami.»

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Contact Presse:

Gtec
Aude Staub
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Communiqué envoyé le 2020-02-27 11:42:05 via le site Categorynet.com dans la rubrique Education
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