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Etude KDS « Notes de frais 2010 » : Une corvée très coûteuse pour les entreprises et des processus encore peu optimisés

Trop d’entreprises continuent de sous-estimer l’importance financière d’une gestion complète des voyages et des notes de frais :
- De nombreuses entreprises dissocient encore gestion des voyages d’affaires et des notes de frais
- Près d’un tiers d’entre elles peinent à appliquer une politique voyage et frais auprès de leurs salariés
- Plus de 43% des salariés interrogés remplissent encore leurs notes de frais sur papier
- Pour près de 60%, remplir sa note de frais constitue une vraie corvée et une frustrante perte de temps
- 55 % précisent que leur entreprise ne cherche pas à connaître le retour sur investissement de leurs déplacements professionnels
- 51 % n’hésitent pas à admettre que certains de leurs voyages d’affaires ne valaient ni le temps ni le coût qu’ils ont engendrés


Paris le 16 novembre 2010 – KDS, leader international des solutions de gestion des déplacements professionnels et des notes de frais en ligne (T&E), a réalisé une étude sur les comportements à l’égard de la gestion des voyages d’affaires et des notes de frais en entreprises. Cette enquête multisectorielle a recueilli les opinions de 164 professionnels et voyageurs réguliers basés en France, au Royaume-Uni et aux Etats-Unis donnant à la lecture des résultats une perspective internationale aussi bien dans des grandes entreprises que dans des petites structures.

Une gestion désorganisée qui entraine des pertes de synergies et d’économies
La politique voyage est gérée par différentes services au sein des entreprises. Pour 24,4 % des répondants, ce sont les ressources humaines qui en ont la responsabilité, suivi des Achats (18,3%), des Finances (16,5%), la hiérarchie directe (14,0%), l’administration (12,8%), etc.
Nous retrouvons la même désorganisation concernant la gestion de la politique des dépenses. Pour 36,6% des sondés, ce sont les Finances qui s’en chargent, suivi par la hiérarchie directe (14,6%), les Achats (11,6%), les Ressources humaines (11%), etc.
Ce constat montre que les entreprises sont nombreuses à dissocier la gestion de ces activités plutôt que de la considérer comme une seule et même activité. Ce fonctionnement, aboutit à des opportunités d’économies perdues.

Une fois les notes de frais soumises, rares sont les employeurs qui auditent les notes de frais de leurs collaborateurs : 56,1 % des participants indiquent que leurs notes de frais sont rarement remises en question et 28 % affirment qu’elles ne le sont jamais.
Plus de la moitié des participants (54,9 %) indiquent que leur entreprise ne cherche pas à connaître le retour sur investissement de leurs déplacements professionnels.

« S’il y a un seul message à retenir de cette étude, c’est que trop d’entreprises continuent de sous-estimer l’importance financière d’une gestion complète des voyages et des notes de frais, » explique Yves Weisselberger, PDG de KDS. « Dans le climat économique actuel, les entreprises ne devraient-elles pas justifier et chercher à optimiser chaque euro dépensé ? Seul un système unifié voyage et notes de frais permet aux organisations de calculer efficacement et facilement le coût, et le retour sur investissement, d’un voyage d’affaires ».

Un manque d’encadrement et de communication
En moyenne, 32,9 % des participants réservent directement leurs voyages d’affaires eux-mêmes. 21,3% font appel à leur agence de voyages. 20,7 % demandent à leur service administratif de s’en charger. Seuls 17,7 % effectuent les réservations via le service voyage interne de leur entreprise.
Bien qu’un grand nombre des participants indiquent que leur supérieur hiérarchique valide les modalités de leurs voyages, près d’un tiers d’entre eux (29,9 %) sont encore libres d’approuver eux-mêmes leur propre voyage. Cette liberté conduit inévitablement à des incohérences, voire à des abus.
Concernant l’application de la politique voyage de leur entreprise, la moitié (50%) explique que c’est à eux-mêmes de l’appliquer ou qu’elle n’est tout simplement pas appliquée.
Un bilan accablant d’autant plus qu’un répondant sur cinq, confit ne pas savoir où consulter les politiques voyages et déplacements de son entreprise.

Note de frais = frustration et perte de temps pour le collaborateur
La plupart des participants (54,3%) ne soumettent en moyenne qu’une seule demande de remboursement de note de frais par mois.
Malgré cette faible fréquence, la majorité d’entre eux (57,9%) considère le fait de remplir ses notes de frais comme « une vraie corvée et une perte de temps ». Néanmoins, 29,3 % des participants voient dans cette procédure une occasion de rompre la monotonie du travail quotidien. 12,8 % d’entre eux considèrent que ce n’est pas un problème car leur assistant(e) s’en occupe à leur place.
Lors de l’établissement d’une note de frais, la recherche des reçus (65 %) et la conversion en devise (48,7%) sont décrites comme les plus importantes sources de frustration.

Un spécialiste des services IT/en ligne aux Etats-Unis témoigne : « Les voyages et les notes de frais sont des tâches ennuyeuses, incohérentes et chaotiques. Le temps passé est totalement disproportionné par rapport à l’avantage que rapportent les nombreux voyages entrepris ».

Des méthodes préhistoriques telles que le papier résistent
Près de la moitié des personnes interrogées (43,3 %) remplissent encore leurs notes de frais sur papier. Les tableurs sont quant à eux utilisés par 13,4% des répondants.
En revanche, le processus de paiement des notes de frais semble bien fonctionner. Globalement, l’étude montre que les notes de frais sont payées dans la semaine qui suit leur soumission (42,1 %) ou au minimum deux semaines après (40,9 %). La majorité des sommes remboursées (73,8 %) sont virées sur le compte bancaire du collaborateur. Seuls 2,4 % des participants indiquent qu’ils sont encore remboursés en espèces.

« Depuis quelques temps, j’utilise les réservations de voyages en ligne et la fonction notes de frais, témoigne un voyageur d’une grande société dans l’industrie française. « Cette manière de procéder augmente le degré de transparence et en ce qui concerne les notes de frais, elles sont remboursées plus rapidement que lorsqu’elles étaient soumises manuellement. L’approbation de mon supérieur hiérarchique n’est pas nécessaire lorsque ma note de frais est en ligne avec la politique voyage et reste dans la limite de la dépense autorisée ».

Moins d’un voyage d’affaires sur deux serait réellement nécessaire
Avec du recul, la majorité des participants (51,2%) n’hésite pas à admettre que certains de leurs voyages d’affaires ne valaient ni le temps ni le coût qu’ils ont engendrés.
Pire, 55,5 % confessent que s’ils avaient pu connaitre au préalable le coût total de leur déplacement, ils auraient reconsidéré la nécessité de celui-ci.

« Ces chiffres témoignent d’une planification des voyages insuffisante dans les entreprises, qui entraine une absence de toute vision proactive sur le coût total d’un voyage, incluant l’hébergement et les autres frais associés, » conclut Yves Weisselberger, PDG de KDS. « L’industrie est clairement en attente de solutions telles que celle désormais proposée par KDS permettant d’obtenir un prévisionnel des dépenses de voyages et des frais professionnels ».

Cette étude a été menée par un questionnaire auto-administrée qui a recueilli les réponses de 164 professionnels et voyageurs réguliers d’entreprises de tailles variées, de moins de 100 à plus de 10 000 collaborateurs, de tout secteur d’activité public ou privé essentiellement basés en France, au Royaume-Uni et aux Etats-Unis.

KDS est un leader international des solutions de gestion des déplacements professionnels et des notes de frais en ligne. KDS propose aux entreprises une solution unique en mode Software-as-a-Service (SaaS) couvrant les exigences de la gestion des déplacements professionnels : optimisation des processus achats et automatisation du traitement des notes de frais ainsi que la réconciliation des factures fournisseurs. Les solutions KDS permettent d’augmenter l’efficacité des entreprises et de réduire les coûts liés aux déplacements. Le back office de KDS offre les liaisons les plus riches du marché vers les services financiers et les différents fournisseurs de voyage d’affaires (aérien, location de véhicule, ferroviaire, hôtelier), assurant une tarification optimisée et la gestion des stocks en quasi-temps réel.


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Communiqué envoyé le 16.11.2010 11:16:32 via le site Categorynet.com dans la rubrique Economie

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