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Digitalisation de la paie : quels sont les enjeux ?

fiche de paie
La transformation digitale de l’entreprise est en marche. Mais quid de la paie ? Cette matière hautement sensible, soumise à une législation aussi mouvante que complexe, a tout intérêt à suivre le mouvement. Les erreurs en paie sont les causes premières de litiges Prud’homaux. Digitaliser la production de sa paie apparait essentiel pour délivrer une fiche de paie conforme tout en gagnant du temps.

Qu’est-ce que la digitalisation ?

Le principe même de la digitalisation est de pouvoir effectuer des démarches en ligne, abandonnant le recours au papier et aux fichiers Excel.

La digitalisation vise à la transformation des processus traditionnels, des outils, des objets, des organisations, et même des fonctions de l’entreprise, par l’application de nouvelles technologies digitales. Cela conduit les métiers à évoluer car le rôle de l’informatique vient prendre une place de plus en plus importante dans l’exécution des activités. L’objectif est de les rendre plus performants. Les outils de cette transformation digitale sont les sites web notamment Ecommerce, les applications, les logiciels métiers.

Le domaine des ressources humaines, et plus encore de la paie et de la gestion administrative, n‘ échappe pas à la transformation digitale globale de l’entreprise. Quels sont les enjeux d’une digitalisation de la paie réussie ? 

Enjeux juridique et sociaux : la conformité de la paie 

Le principal enjeu de la digitalisation est d’assurer la conformité de la paie à la législation mais aussi aux dispositions conventionnelles, tout en reflétant fidèlement la situation du salarié. De la collecte des données individuelles (congés payés, heures supplémentaires etc) jusqu’à la déclaration en DSN (déclaration sociale nominative), en passant par l’édition du bulletin de paie, chaque étape représente un potentiel risque d’erreur. Pour complexifier encore la matière, l’entreprise est devenue collectrice de l’impôt sur le revenu avec l’entrée en vigueur du prélèvement à la source au 1er janvier 2019.

Les nombreux traitements manuels (collecte des données, import des variables, établissement des bulletins) sont  à la fois chronophages et source d’erreurs. Or, un défaut de conformité de la paie peut avoir des lourdes répercussions pour le salarié comme pour l’employeur : risque de conflits sociaux et redressement suite aux contrôles URSSAF. Outre ces risques juridiques, le salarié s’expose à des écarts d’indemnisation maladie ou chômage en cas de mauvais calcul des cotisations sociales. 

Pour minimiser ces risques, la mise en œuvre d’une solution de gestion de la paie digitalisée est essentielle. Les outils de paie permettent d’éviter les omissions ou les mauvais calculs car ils sont mis à jour par les éditeurs de logiciels, qui effectuent la veille sociale indispensable. 

La digitalisation RH diminue drastiquement les risques d’erreur par :

  • La fiabilisation et la sécurisation des données sociales qui sont ainsi centralisées;
  • La mise à jour automatique des règles sociales et conventionnelles ;
  • L’automatisation des calculs de paie et de la transmission de la DSN

Gestionnaire de paie : leur faire gagner du temps

La mise en place d’un processus de digitalisation de la paie a pour conséquence de renforcer la productivité des équipes par l’automatisation de tâches fastidieuses, à faible valeur ajoutée. Le gestionnaire de paie peut se concentrer sur le cœur du métier en réalisant principalement des activités d’analyse, de veille sociale et d’assistance auprès des salariés. La gestion administrative est simplifiée.

La digitalisation des processus de paie entraîne la dématérialisation des documents RH. A titre d’exemple, prenons le bulletin de paie numérique, favorisé par la Loi Travail du 1er janvier 2017, qui permet aux équipes paie de gagner du temps. Comment ? Les gestionnaires paie n’ont plus à imprimer, à mettre sous enveloppe puis à envoyer les fiches de paie. Le gain de temps et la diminution des coûts de production sont tangibles.

Une meilleure maîtrise et exploitation des données de paie  

La direction générale mais aussi les directions administratives et financières ont besoin des données sociales pour construire leurs stratégies financières. Traditionnellement réservée aux départements financiers, la BI (business intelligence), se développe auprès des autres services de l’entreprise, notamment la Direction des ressources humaines. Il s’agit d’un ensemble d’outils d’aide à la décision sur lesquels s’appuient les directions pour mettre en place des stratégies d’avenir. 

La digitalisation de la paie apporte une réponse au besoin de contrôle des données et de leur exploitation stratégique. Les données sociales sont une mine d’informations qui servent ainsi de base à la construction de rapports légaux et stratégiques tels que l’absentéisme, la masse salariale, ou encore l’égalité homme-femmes. Une paie digitalisée facilite le pilotage RH en permettant aux reportings de s’appuyer sur des données parfaitement à jour. 

Pour les décideurs RH, cet appui sur les données sociales conduit à une meilleure gestion des effectifs, une adaptation des politiques de recrutement, de rémunération, et de formation.  En somme, à une optimisation de la fonction RH globale. 

Transparence de la paie : améliorer la communication auprès des collaborateurs

La paie touche « au nerf de la guerre », c’est-à-dire le salaire des salariés. L’omerta autour de la rémunération et son côté quelque peu « tabou » rendent parfois difficile le dialogue entre les collaborateurs, les managers et les services RH. La mise en place de nouveaux outils digitaux autorisent les gestionnaires de paie à mettre en place de nouvelles pratiques pour renforcer le dialogue avec les salariés. En simplifiant le travail des équipes RH, en sécurisant les données, l’entreprise gagne en transparence auprès de  leurs collaborateurs. 

La digitalisation de la paie vous permet d’incarner également une marque employeur résolument orientée vers un avenir plus transparent et écologique. En effet, la dématérialisation de la gestion administrative et de la paie encouragent une tendance « 0 papier » désormais largement plébiscitée. 

De l’entrée du salarié dans l’entreprise (DPAE, contrat de travail) à sa sortie (Solde de toute compte, certificat de travail) en passant par la production mensuelle de sa fiche de paie et de ses déclaratifs, tout le processus peut être aujourd’hui parfaitement dématérialisé. Poussé vers le tout numérique par une législation en constante évolution (DSN, prélèvement à la source, fiche de paie dématérialisé), la paie est devenue un véritable terreau d’innovations digitales. Plus de transparence, une meilleure sécurité des données, tout en simplifiant l’expérience collaborateur : tout un programme !

 

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