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Comment réussir l’organisation d’un événement ?

lorganisation evenementPour qu'un événement soit réussi, chaque détail compte. Une logistique événementielle irréprochable est indispensable pour qu'un événement se déroule sans encombre, que vous vous occupiez vous-même de l'organisation ou que vous fassiez appel à un prestataire. Découvrez les règles d'or d'un événement réussi.

La définition de la nature de l'événement

La première étape de l'organisation est la définition du cadre et de la structure de l'événement, ce qui permet de connaître le public visé et la nature de l'événement à organiser (soirée, séminaire, conférence, spectacle, levée de fonds, etc.). Cette étape permet également de définir le budget nécessaire à l'organisation de l'événement, la date, l'heure et l'endroit où il aura lieu ainsi que les moyens et les ressources à déployer pour son bon déroulement.

Il ne faut pas non plus oublier de définir les contraintes, c'est-à-dire les limites imposées dans l'organisation de l'événement. Cela peut être un budget limité ou bien une plage d'heure à ne pas dépasser. Il faut également anticiper la location de matériel informatique, du matériel de radiocommunication indispensable pour assurer une haute qualité de prestation et établir la liste des tâches attribuées à chaque intervenant (la recherche et la réservation de lieu, la recherche de prestataire, la recherche de fournisseur, la conception et l'édition des invitations, etc.).

Après avoir défini tout cela, vous pouvez établir le planning des différentes tâches à exécuter. Vous aurez besoin de définir les échéances et les jalons qu'il convient de respecter pour chaque tâche. Le mieux, c'est de partir de la date à laquelle aura lieu l'événement pour fixer en remontant toutes les dates-clés inhérentes à l'exécution de ces tâches. On appelle cela le rétroplanning. Cela vous évitera des imprévus et des mauvaises surprises le jour J.

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La gestion de la logistique événementielle

La logistique est une étape primordiale dans l'organisation d'un événement. De sa bonne gestion dépend fortement la réussite de votre événement. La logistique événementielle consiste à identifier toutes les compétences et ressources indispensables à la réussite de l'événement, lesquelles seront ensuite acheminées vers le lieu où se produira l'événement.

La logistique événementielle englobe l'organisation du transport de tous les participants vers le lieu de l'événement, la décoration, la nourriture et la partie technique et technologique ainsi que l'organisation de l'événement à proprement parler. Il faut ainsi déterminer tous les moyens humains et matériels nécessaires à l'organisation (navette, vidéoprojecteur, sonorisation, ordinateur, écran, connexion internet, équipements de cuisines, etc.). Il faut également définir ce qui est déjà disponible, ce qu'il faut acheter et ce qui peut être loué.

Par exemple, si vous organisez un événement dans un endroit assez reculé comme un team building outdoor ou une course, louer un téléphone satellite est une bonne option pour assurer la communication entre les intervenants. Au lieu d'investir dans un ou plusieurs téléphones satellites, il est préférable de louer pour réaliser des économies et s'assurer d'avoir un appareil répondant parfaitement à ses besoins. En effet, les téléphones satellites coûtent cher à l'achat. Et puis, vous n'en aurez pas forcément besoin souvent après votre événement.

Sachez qu'il vous est également possible de louer des smartphones, des cartes SIM, des spots wifi, des routeurs et des équipements pour une connexion internet par satellite afin d'assurer au mieux la communication, en internet et externe, peu importe l'endroit où vous organisez votre événement.

La planification des interventions

Pour la réussite d'un événement, toutes les interventions doivent être bien planifiées, qu'elles se passent en amont ou lors de l'événement. Pour éviter les temps morts ou pour s'assurer que toutes les interventions soient bien calées dans le timing établi, pensez à chronométrer et à briefer chaque intervenant afin que ceux-ci respectent bien le timing. Cette étape doit vous permettre d'établir un programme détaillé avec l'ordre du jour et de le distribuer à chaque participant.

Il est également important d'établir une check-list, également appelée scénario de logistique. Cela permet de lister toutes les tâches à réaliser lors du jour J et ainsi ne rien oublier. Le but étant de définir précisément toutes les actions à faire jusqu'à la date de l'événement, et pendant, ainsi que les personnes référentes pour chaque poste.

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La communication

Une bonne stratégie de communication est indissociable du bon succès d'un événement. Il est important que vous mettiez en place un plan de communication efficace. Cela vous permettra de structurer toutes les opérations de communication relatives à l'événement. Vous aurez donc besoin de promouvoir votre événement par le biais des médias ou des réseaux sociaux (Facebook, Instagram, Twitter, Linkedin, etc.). Votre plan de communication doit être établi selon la nature de l'événement, si celui-ci nécessite que vous promouviez votre événement en dehors du cadre de travail. Vous pourrez également avoir besoin de faire appel aux services d'une agence spécialisée en communication événementielle.

Votre plan de communication doit inclure la préparation et la diffusion des invitations, l'annonce de l'événement en interne et en externe, les réunions hebdomadaires concernant l'événement, la diffusion de programme, la création de badges, le compte-rendu… La communication implique tous les acteurs de l'événement, dont l'équipe organisatrice, les intervenants, les invités, les fournisseurs et les sponsors. Elle a toute son importance aussi bien durant l'événement, qu'avant et après qu'il ait eu lieu.

Il est important que vous envoyiez les invitations au moins 3 semaines à l'avance afin que les participants puissent se préparer et organiser leur planning afin de s'assurer d'être bien présents. Si vous avez pu fixer la date de l'événement des mois à l'avance, vous pouvez envoyer un « Save the date » à tous les participants au moins trois semaines avant l'envoi des invitations. N'oubliez pas d'envoyer des rappels avant le jour J afin que tout le monde puisse se souvenir de la date de l'événement. Vous pouvez aussi utiliser une plateforme en ligne sur laquelle les participants peuvent s'inscrire, afin d'estimer le nombre de visiteurs ou de collaborateurs présents le jour dit.

Cela vous aidera également à prévoir la mise en conformité de l'événement, comme la présence d'un poste de secours, d'un poste objets trouvés, des sanitaires, d'un quartier général des organisateurs, etc.