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INA_CATEGORYNET_728x90 ISC propose aux collectivités territoriales son diagnostic pour optimiser leur gestion du document et du courrier

ISC propose aux collectivités territoriales son diagnostic pour optimiser leur gestion du document et du courrier

Illustration d'une expertise réalisée auprès de la préfecture de la Dordogne
Avec à la clé des économies en perspective de 8 à 12 % sur le poste affranchissement.


A travers la Révision générale des politiques publiques (RGPP), l'Etat met en place une profonde réforme de ses structures tendant à plus de performance administrative.
Une circulaire* d'application a préconisé une nouvelle organisation départementale de l'Etat en regroupant les services déconcentrés au sein de directions départementales interministérielles (DDI). Les acteurs publics sont donc plus que jamais dans l'obligation d'adapter leurs processus, leur organisation et d'optimiser leurs coûts pour rester compétitifs. La gestion des documents et du courrier est au cœur du service administratif. Elle implique de forts enjeux en termes de mobilisation des ressources humaines et financières mais aussi en termes d'image et de qualité.

Autant de facteurs pris en compte par la préfecture de la Dordogne qui a fait appel à l'expertise d'ISC pour réaliser un diagnostic d'opportunité in situ. L'objectif est la mutualisation des services courriers des sites administratifs de Périgueux.


L'EXPERTISE D'ISC SUR L'ENSEMBLE DE LA PROBLÉMATIQUE DOCUMENTAIRE

ISC se positionne comme le partenaire privilégié pour accompagner dans ces nouveaux défis les administrations, les ministères, les collectivités locales … Les experts d'ISC interviennent auprès de leurs clients pour identifier les dysfonctionnements et appréhender les pistes d'optimisation de la gestion documentaire.

Le fer de lance d'ISC ? Un diagnostic est établi grâce à des interviews de responsables métier (responsable du service courrier, responsable logistique …) et de visites de sites. Une analyse pointue de l'existant est ainsi réalisée sur place : volumes courriers et moyens techniques (machines à affranchir, mise sous pli) et humains (interne/externe, horaires).
Rationalisation, massification des flux et mutualisation des moyens, numérisation et dématérialisation, automatisation et industrialisation résument les quatre grands champs d'expertise d'ISC et sont les quatre leviers utilisés dans le cadre du diagnostic pour la préfecture de la Dordogne.

* La circulaire du 31 décembre 2008 définit une nouvelle organisation départementale de l'Etat qui entrera en vigueur le 1er janvier 2010

LA PRÉFECTURE DE LA DORDOGNE … VERS L'OPTIMISATION DE LA PRODUCTION DOCUMENTAIRE

Dans le cadre d'une conférence organisée il y a quelques semaines au musée de La Poste, ISC présentait en présence de la mission interministérielle pour la réforme de l'administration territoriale de l'Etat et de plusieurs services de l'Etat, son intervention auprès de la préfecture de la Dordogne. ISC a en effet réalisé un diagnostic sur la mutualisation des services courriers des services déconcentrés de l'Etat situés sur plusieurs sites distincts à Périgueux.

⇒ Le projet

L'Etat en Dordogne possède un service courrier déconcentré composé de différentes entités (cité administrative, préfecture, DDASS, trésorerie générale …). Chaque entité a son propre mode de gestion de courrier avec son contrat de location de machines à affranchir, sa collecte et sa remise, son véhicule et ses locaux. Comment réduire ces coûts et optimiser l'organisation ? La réponse avec le diagnostic ISC.

⇒ La mission d'ISC

ISC a eu pour mission de dresser un bilan des forces et faiblesses de la gestion des courriers sur les différents sites : recensement des flux et process, contrats et coûts d'affranchissements par service concerné, étude des options de mutualisation soit en interne soit par externalisation, évaluation de l'économie attendue.
Tout a été analysé et passé en revue pour une mise à plat de toutes les données ! Le concours d'ISC s'est avéré indispensable dans l'élaboration de ce diagnostic relevant de processus industrialisés et spécifiques.

⇒ Bilan de l'intervention d'ISC : un service réorganisé et des économies en perspective de 8 à 12 % sur le poste affranchissement

Ces études in situ ont fourni à la préfecture les éléments nécessaires à la mise en place d'un bureau du courrier interministériel (BCI) avec externalisation de la partie affranchissement … Un mot d'ordre : économies substantielles et meilleure qualité de service au rendez-vous !
Concrètement, un service courrier mutualisé situé à la cité administrative sera opérationnel dès janvier 2010.


Le mode de fonctionnement du futur BCI et ses atouts :

• Centralisation des courriers entrants (adresse unique) et tri effectué pour les trois entités (Préfecture, DDT, DDCSPP), chaque direction gardant la maîtrise du tri en interne.

• Recours à l'option Affranchigo plutôt qu'à l'affranchissement : les courriers et plis sont remis à La Poste qui se charge de les affranchir et de les expédier. Les agents libérés de cette tâche peuvent ainsi rejoindre leur service respectif et s'adonner à d'autres activités de logistique.

• Accès aux tarifs semi-industriels grâce à la massification et à l'harmonisation des courriers (taille, poids) : une économie de 8 % à 12 % sur l'affranchissement, soit une diminution de 12 000 à 18 000 euros par rapport à 2008.

• Optimisation des tournées intersites avec mise en place de navettes de livraison et de collecte du courrier.


Mais aussi à terme :

• Adaptation du budget permettant un gain attendu évalué à 20 391 euros minimum hors masse salariale.

• Réduction de la masse salariale avec réorganisation des missions de chacun des agents.

• Réduction des coûts immobiliers.

Rendez-vous dans quelques mois pour un premier retour d'expérience du BCI de Périgueux.

A propos d'ISC –www.isc-conseil.fr
ISC, filiale de Docapost, est spécialisée dans l'efficacité et l'optimisation des échanges documentaires. ISC propose des prestations de conseil et son expertise en gestion documentaire. Elle conçoit et met en œuvre des solutions courriers sur mesure et accompagne ses clients de la formalisation de leur stratégie de gestion documentaire jusqu'à sa réalisation.
ISC intervient sur l'ensemble du périmètre de la gestion du document et du courrier dans l'entreprise. Des missions de diagnostic de la gestion du document et du courrier, des prestations de types assistance à maîtrise d'ouvrage pour accompagner les projets à leurs différents stades.

A propos de Docapost – www.docapost.com
Holding opérationnelle et industrielle composée des filiales du groupe La Poste expertes en gestion du document (Extelia, Dynapost, Orsid, Seres, Maileva, Aspheria, Certinomis, ISC, Synaxio, Sefas Innovation, Elettermail) et d'une filiale de capital risque, XAnge Capital, Docapost se positionne comme un groupement d'expertises qui accompagne les entreprises et les administrations sur toute la chaîne de valeur du document. Docapost propose des solutions sur mesure ou clés en main, allant du conseil à la numérisation, en passant par l'échange de données sécurisées, l'éditique, l'impression à la demande, l'archivage, la gestion d'un service courrier et le BPO. Docapost regroupe 4 600 salariés répartis sur plus de 300 sites en France. Il est également présent dans de nombreux pays – Etats-Unis, Espagne, Italie,… – et offre ainsi à ses clients des solutions transfrontalières. L'offre de Docapost est auditée et labellisée par des organismes
indépendants pour garantir la plus grande fiabilité.

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Communiqué envoyé le 11.12.2009 11:51:09 via le site Categorynet.com dans la rubrique Collectivités locales en France

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Posted: 2009-12-11 11:51:13

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