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AREVA GROUPE INTERNATIONAL DEPLOIE ULYSSE TRAVEL & EXPENSES DANS TOUTES SES ENTITES

LE LEADER MONDIAL DE L’ENERGIE OPTIMISE DEPUIS 1 AN LA GESTION DES DEPLACEMENTS PROFESSIONNELS DE SES COLLABORATEURS AVEC LA SOLUTION D’ETAP-ON-LINE EN MODE ASP ET UNE METHODOLOGIE PROJET INDUSTRIALISEE

Paris, le 6 novembre 2008 - Etap-On-Line, N°1 en Europe pour la gestion des déplacements professionnels (achats de voyages, notes de frais, factures fournisseurs voyages) annonce que le groupe Areva, leader mondial de l’énergie a décidé en octobre 2007 de choisir Ulysse Travel & Expenses pour gérer en ligne les déplacements des collaborateurs de toutes ses entités.
Un projet très ambitieux pour harmoniser les processus, améliorer le contrôle interne tout en bénéficiant d’une solution innovante, conviviale et facilement adaptable. Dans ce cadre, Areva s’est fixé un calendrier national et international de déploiement d’ULYSSE T&E en mode ASP avec une méthodologie projet industrialisée.

Créé en 2001 par la fusion des activités de CEA-Industrie : Framatome et Cogema, puis une croissance externe, en 2004, avec l’acquisition de l’activité Transmission et Distribution d’Alstom, le groupe Areva est composé d’un grand nombre de sociétés, ayant des systèmes d’information propres et des cultures d’entreprise différentes. Une situation que le groupe entend faire évoluer grâce à une stratégie de convergence en lançant des projets transverses afin de mettre en place des règles de gestion et des solutions communes à toutes les sociétés du groupe, notamment pour la gestion des voyages d’affaires.

Harmoniser les process

« Nous gérons 200 000 déplacements par an, en France, à l’international, et intra-internationaux », explique Anne Vilain, de la Direction financière des projets transverses chez Areva. « Et le volume devrait encore augmenter compte tenu de notre forte croissance interne et externe ».
« La gestion des déplacements professionnels et des notes de frais était globalement manuelle au sein des sociétés du groupe, avec en conséquence beaucoup de temps passé, des erreurs et un manque de visibilité… Nous souhaitions harmoniser les processus, fournir un outil convivial et moderne aux utilisateurs et disposer d’une application facilement adaptable au monde entier » poursuit-elle.

C’est à l’issue d’un appel d’offres international lancé début 2006, que la solution ULYSSE T&E d’Etap-On-Line est retenue. « ULYSSE T&E répondait très bien à notre cahier des charges, et toutes les équipes impliquées ont été convaincues : comptables, informaticiens, acheteurs et ressources humaines ». Au-delà des critères strictement fonctionnels, les équipes Areva ont apprécié la convivialité et l’ergonomie de l’outil. « Cet aspect est d’autant plus important que nous souhaitions que les collaborateurs saisissent eux-mêmes les informations relatives à leurs déplacements », ajoute Jean-Luc Martel, Responsable du déploiement ULYSSE T&E chez Areva.

Une fois l’application choisie, les équipes d’Areva ont travaillé en 2007 à la définition du core model. « Nous voulions disposer d’un paramétrage le plus standard possible pour le groupe, afin que l’outil s’adapte aux différences d’organisation, de culture, de processus et de systèmes d’information. L’objectif étant de le proposer à toutes les entités à travers le monde », indique Anne Vilain. Au sein d’une société « pilote », les équipes Areva ont rédigé, de concert avec les équipes d’Etap-On-Line, un plan projet détaillé. « Le plan projet prévoit tous les aspects d’un déploiement, depuis les interfaces à réaliser avec le système en place jusqu’au plan de communication visant à accompagner la conduite du changement », précise Jean-Luc Martel.

Le choix de l’ASP : gain de temps et sécurisation des flux

Le déploiement de la solution pour les 800 collaborateurs du siège, en octobre 2007, a permis de valider les choix fonctionnels et techniques. « Nous avons décidé d’opter pour l’ASP, avec à la clé des coûts maîtrisés, des mises à jour effectuées par notre prestataire en toute transparence, et beaucoup de temps gagné », explique Anne Vilain. Les collaborateurs et assistantes se connectent directement à ULYSSE T&E sur www.ulyssetravel.com. « L’outil est très bien adapté à notre organisation, avec des workflows parfaitement respectés. Les délais de validation se trouvent nettement raccourcis et tous les ordres de mission reçus par l’agence sont signés électroniquement… plus de demandes par fax ou téléphone ! », ajoute Jean-Luc Martel. En outre la solution est interfacée avec les agences de voyages et les loueurs de voitures, ce qui permet une facturation centralisée. Enfin, la sécurisation des flux et des processus garantit l’application de la politique voyages.

Un déploiement international pour la gestion de plus de 200 000 déplacements professionnels par an

Fort de cette réussite, le groupe Areva a établi un calendrier de déploiement pour toutes ses filiales. « Lorsqu’une filiale commence le déploiement d’ULYSSE T&E, nous transmettons le core model à l’équipe projet. Elle procède alors à une analyse d’écart entre les besoins et le core model proposé. Etap-On-Line adapte le paramétrage aux contraintes locales, par exemple les différences fiscales entre les pays ». L’objectif est d’intégrer ULYSSE T&E dans l’ensemble des pays où le groupe est présent. « Deux tiers des sociétés françaises basculeront en 2008, et AREVA T&D a commencé à déployer la solution à l’international. En plus d’un confort extraordinaire en termes de maintenance, le mode ASP permet des déploiements très rapides ».
A terme, la direction corporate obtiendra aisément des états de reporting facilitant le contrôle interne et la politique des achats. « Et nous envisageons également de mettre à profit la grande ouverture de ULYSSE T&E pour utiliser des solutions de réservation en ligne » conclut Anne Vilain.


A propos d’Areva

Avec une présence industrielle dans 43 pays et un réseau commercial couvrant plus de 100 pays, AREVA propose à ses clients des solutions technologiques pour produire de l'énergie sans CO2 et acheminer l'électricité en toute fiabilité. Leader mondial de l'énergie nucléaire, le groupe est le seul acteur présent dans l'ensemble des activités industrielles du secteur. Ses 71 000 collaborateurs s'engagent quotidiennement dans une démarche de progrès continu, mettant ainsi le développement durable au coeur de la stratégie industrielle du groupe. Les activités d'AREVA contribuent à répondre aux grands enjeux du XXIe siècle : accès à l'énergie pour le plus grand nombre, préservation de la planète, responsabilité vis-à-vis des générations futures.

Pour plus d’information : www.areva.com


A propos d'ETAP-ON-LINE et d’ULYSSE Travel & Expenses

ETAP-ON-LINE, leader européen sur le marché de la gestion des frais professionnels, conçoit, développe et édite Ulysse Travel & Expenses, solution d’automatisation de l’ensemble du processus de gestion des déplacements professionnels depuis l’ordre de mission jusqu’à l’intégration de la note de frais. Avec plus de 900 000 utilisateurs en France et en Europe dont 400 000 en ASP, elle répond aux attentes des entreprises : les coûts de gestion baissent de 50 à 70%, les collaborateurs gagnent jusqu’à 2/3 de temps de saisie, la politique Voyage est maîtrisée. La solution est disponible sur Internet (mode ASP) et Intranet, modulable et compatible avec tout ERP. ETAP-ON-LINE compte 650 clients PME-PMI, Organismes Publics et Grands Comptes dont 19 cotés au CAC40 (L’Oréal, Total, LVMH, BNP Paribas, Orange – France Telecom, Suez, Vinci...).

ETAP-ON-LINE, est une entreprise française fondée en 1999 par Pierre Higelin et Pierre-Emmanuel Tetaz. Acteur dédié à 100% à l'édition de solutions de gestion des déplacements professionnels, la société a réalisé en 2007 un CA de 6,4 M€ et compte 60 collaborateurs. ETAP-ON-LINE étend sa présence à l’international avec ses filiales au Royaume-Uni et Canada en 2008. Ulysse Travel & Expenses est déjà déployé dans 20 pays en Europe, aux Etats-Unis et en Asie.

Pour plus d’information : www.ulyssetravel.com et sur le newsblog www.ulyssetravelnews.fr


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