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OPEN TEXT RECOMMANDE 11 PRATIQUES A SUIVRE POUR REUSSIR UN PROJET DE RECORDS MANAGEMENT

COMMUNIQUE DE PRESSE
Paris, le 28 septembre 2006


OPEN TEXT RECOMMANDE 11 PRATIQUES A SUIVRE POUR REUSSIR UN PROJET DE RECORDS MANAGEMENT

Bill Forquer, VP Compliance Business Solutions chez Open Text, dévoile 11
Best Practices pour garantir la bonne gestion du cycle de vie de
l'information de l'entreprise, en respect avec les exigences réglementaires.


Les entreprises se tournent de plus en plus vers le Records Management pour
répondre à leurs besoins de mise en conformité réglementaire. Pourtant, des
erreurs récurrentes entravent souvent la bonne marche de ce projet dès ses
premières phases, et à l'inverse des bénéfices attendus, augmente les
risques liés au non-respect des exigences réglementaires.

Open Text, leader du marché de l'ECM et fournisseur de solutions de Records
Management, recommande 11 « bonnes » pratiques à suivre par les entreprises
pour mieux réussir leurs projets de Records Management, et garantir le
respect total des exigences en matière de conformité réglementaire.

« Si le Records Management est devenu un enjeu stratégique pour les
entreprises et les administrations, il ne fait pas toujours l'objet d'une
priorité dans sa mise en place », explique Bill Forquer, Executive Vice
President, Compliance Solutions Business chez Open Text. « Nos nombreuses
années d'expérience nous ont permis d'identifier les étapes clés que doivent
suivre les entreprises qui souhaitent se lancer dans un projet de Records
Management capable de supporter une stratégie de mise en conformité
réglementaire au niveau global de l'entreprise. »

Les 11 « best practices » à suivre pour réussir un projet de Records
Management sont :

1/ Penser « Business Process » : il est important de considérer le Records
Management dans une logique de processus métier, et non du simple point de
vue technologique. Il faut réfléchir à la façon dont la mise en conformité
réglementaire peut s'intégrer au travail quotidien des salariés, plutôt que
de venir s'y ajouter. Ce travail doit être effectué de concert avec le
département informatique de l'entreprise, mais la charte et les fondements
du projet doivent être définis par les décideurs métiers, qui doivent se
positionner comme les sponsors de ce projet.

2/ Penser au retour sur investissement global: Avant de s'équiper, il est
important de définir le retour sur investissement du système non seulement
d'un point de vue économique, mais aussi d'un point de vue plus large en
prenant en compte les aspects de mise en conformité réglementaires.

3/ Evaluer le projet dans sa globalité : Selon l'importance du projet de
Records Management, ne pas hésiter à s'appuyer sur d'autres compétences
pour avoir une évaluation complète des besoins de Records Management, et des
risques et bénéfices métiers associés.

4/ Réutiliser l'existant : C'est à dire tirer parti du travail de gestion
des archives existant et l'étendre à un environnement de mise en conformité
plus large.

5/ Synchroniser le projet de Records Management et la stratégie ECM de
l'entreprise : Il est important d'intégrer son projet de Records Management
à sa stratégie ECM globale, et de voir comment et à quel moment les règles
de Records Management peuvent être appliquées au niveau des emails, des
images, des contenus web, des archives physiques, etc.. Cela permettra de
détecter quels problèmes pourront être résolus à court, moyen et long terme,
et quels budgets pourront y être alloués. C'est aussi le moyen idéal pour
réaliser un projet de mise en conformité réglementaire global.

6/ Récupérer les métadonnées des systèmes informatiques existants: Les
systèmes ERP, CRM et autres systèmes existants contiennent toutes les
données nécessaires pour décrire les archives de l'entreprise. Il faut
capitaliser sur les investissements réalisés dans ces applications et
récupérer les métadonnées relatives aux auteurs, numéros de contrats,
identification des employés, numéros clients, etc..

7/ Anticiper les hausses de volume d'informations : Le volume d'informations
électroniques peut croître d'une manière exponentielle. Il ne faut pas
construire son système de Records Management en fonction des volumes
actuels, mais développer un système qui puisse tenir compte d'une
augmentation significative du volume d'informations avec le temps.

8/ Créer un plan de communication : Un projet de Records Management crée
souvent des groupes d'intérêts différents au sein de l'entreprise. Il est
important de développer un plan de communication qui accorde le juste degré
d'information délivré à chaque groupe, mais aussi déploie le bon niveau de
changement technologique à chaque étape.

9/ Informer les utilisateurs des bénéfices apportés par le Records
Management : Il est important de montrer aux utilisateurs les avantages liés
au Records Management, comme une meilleure accessibilité à l'information,
des mécanismes de classement transparents pour les utilisateurs métier et
des processus associés plus souples.

10/ Mettre en place un certain nombre de mesures pour garantir le succès du
projet : Comment savoir si les règles ont été mises en applications ? Que
faire si elles ne l'ont pas été ? Comment démontrer l'efficacité du système
? Toutes ces variables doivent être étudiées pendant la phase de
planification, pour garantir le succès mesurable à court, moyen et long
terme du Records Management.

11/ Partager les meilleures pratiques : Réunir le Compliance Manager (ou
tout autre personne désignée par la Direction Générale pour accomplir ce
rôle), le Records Manager et les autres responsables fonctionnels de
l'entreprise (finance, juridique, marketing, ventes, .) pour partager les
meilleures pratiques et les interrogations soulevées afin de garantir la
dynamique et la longévité du projet.

Pour davantage d'informations sur le Records Management (livre blanc,
témoignages clients, gamme de solutions Open Text) :
http://www.opentext.com/2/sol-products/sol-pro-records-management.htm

RELATIONS DE PRESSE
H&B Communication
Marion Molina - Claire Flin
Tel: 01 58 18 32 46
Email: m.molina@hbcommunication

A propos d'Open Text
Open Text est le leader du marché des solutions de Gestion de Contenu pour
l'Entreprise (ECM) qui permettent d'associer individus, processus et
informations au sein des entreprises.
Tout au long de son histoire, Open Text a conjugué une tradition
d'innovation avec des résultats financiers solides et en croissance
permanente.
A ce jour, la société supporte plus de 17 millions d'utilisateurs
représentant 13000 déploiements dans 67 pays et 12 langues au niveau
mondial.
Pour plus d'informations sur Open Text, visitez www.opentext.com