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L’efficacité de la collaboration en cause : 84% des salariés rencontrent des difficultés pour collaborer autour des documents

42% du temps de travail est désormais consacré à collaborer et à échanger. Dans un contexte où la mobilité et le travail à distance deviennent légion et où les flux d’information sont dématérialisés, la collaboration est-elle un levier supplémentaire de l'efficacité en entreprise ou représente-t-elle un risque susceptible de remettre en cause la productivité des salariés ?

Paris – le 7 juin 2011 – Afin de mieux percevoir les nouveaux enjeux d’efficacité des entreprises dans le domaine de la collaboration et des échanges, IDC a réalisé en mai 2011 une enquête pour le compte d’ADOBE auprès de 329 employés aux profils administratifs, marketing et commercial ou technique, au sein de structures de plus de 100 salariés issues des secteurs public et privé.

Le constat : l’avènement des terminaux mobiles (PC portables, smartphones, tablettes média etc.) a précipité l'adoption, par les salariés, de nouveaux modes de travail et d’échanges. Les échanges sont plus fréquents et plus dynamiques. Ils sont aussi moins structurés et organisés et surtout moins bien maîtrisés par les entreprises.

L’adoption de solutions encadrant les échanges fait souvent défaut. La plupart des entreprises ne semblent pas avoir mis en place, les outils et processus nécessaires à une collaboration efficace et sécurisée appropriée au nouveau paradigme de la collaboration et des échanges.

Au niveau du document, au cœur de la collaboration, l'enjeu pour les entreprises est de taille. Il y a un manque évident et des attentes très fortes de la part des salariés : le document doit faciliter la collaboration (en intégrant des fonctionnalités spécifiques) mais aussi être accessible quel que soit le canal de communication ou le terminal utilisé (ouvert, standard). Il doit aussi être sécurisé.

Dématérialisation, mobilité et collaboration : le triptyque de l'efficacité
Le contexte dans lequel les entreprises et leurs employés évoluent a beaucoup changé au cours des dernières années. Deux facteurs clés ont bousculé les modes de travail : la dématérialisation croissante des flux et des processus de l'entreprise et la place de la mobilité dans l'organisation du travail. Deux facteurs destinés à améliorer l'efficacité personnelle et collective à travers une accélération des processus et la capacité à décorréler la localisation géographique (le bureau par exemple) et l'action (le travail). Les unités de lieu, de temps et d'action sont désormais remises en cause par ce nouveau contexte.

Les résultats de l'étude montrent ainsi une percée très importante des flux dématérialisés : 81% des employés interrogés constatent que les documents électroniques représentent la majorité des supports d'échanges dans toute collaboration.

De la même manière, la mobilité est devenue une figure imposée pour certains salariés de l'entreprise. Une tendance qui s'étend au-delà des fonctions intrinsèquement mobiles grâce à la démocratisation extrêmement forte des outils de mobilité (51% des documents échangés sont reçus par les employés sur un ordinateur portable ou un support mobile). D'ailleurs, les collaborateurs interrogés consacrent 25% de leurs temps de travail, en moyenne, en dehors de leur site de rattachement, qu'ils soient en déplacement ou en télétravail. Une tendance d'autant plus prégnante que la moitié d'entre eux (47% précisément) projettent de renforcer la place de la mobilité dans leur quotidien professionnel.

En définitive, ces deux facteurs clés – dématérialisation et mobilité accrue – impactent directement l'entreprise et ses employés dans leurs modes de collaboration. Une situation d'autant plus sensible que la collaboration et les échanges ont une place importante dans la vie des salariés : dans l'exercice de leurs fonctions, ils passent près de la moitié de leur temps (42%) à collaborer et à échanger, que cela soit en interne ou en externe. Si la collaboration et les échanges se font principalement en interne (64% : avec des collègues sur site ou à distance) la collaboration avec des salariés d'autres entreprises (des clients, des partenaires, des fournisseurs) représente 46% du temps passé à collaborer.

Tout l'enjeu pour l'entreprise est alors de capitaliser sur les outils de productivité déployés à travers des modes de collaboration adaptés.
Le paradoxe de l'efficacité : la collaboration en question
Une majorité de salariés fait face à des difficultés quotidiennes. Les entreprises affrontent le changement de paradigme de la collaboration et des échanges. Sont-ils réellement efficaces pour permettre aux organisations d'être agiles ?

Un nombre important de collaborateurs (43%) estime que l'efficacité de la collaboration est plutôt mauvaise ou insuffisante, laissant présager des marges d'améliorations considérables compte tenu du fait que la collaboration et les échanges représentent près de la moitié de leur activité.

Plus précisément, 84% des salariés interrogés recensent des difficultés dans le processus de collaboration et d'échange associés au document. Les principales difficultés portent sur leur capacité à collecter les données ou informations (24%), à gérer les nombreuses versions de document lorsque plusieurs personnes sont impliquées (43%), ou encore les difficultés pour accéder simultanément au document afin de l'enrichir (47%). Ces deux derniers points - fondements de la collaboration - mettent en péril la qualité et l'efficacité même de la collaboration.

Documents et processus, vecteurs d'amélioration
Ces difficultés sont autant d'opportunités d'améliorer la collaboration au sein de l'entreprise et avec les partenaires. Une grande majorité de répondants souhaite disposer de solutions simples d’utilisation, vecteur d'une plus grande efficacité dans la collaboration (75% des réponses). L'intégration des différents canaux de communication et d’échange est un autre axe perçu comme pouvant améliorer in fine la collaboration et les échanges (46%).
L'enjeu se situe également au niveau des documents, support de cette collaboration. Les deux tiers des répondants souhaitent disposer de documents plus dynamiques (62%) et surtout capable d'être consultés, modifiés et échangés quelque soient les terminaux utilisés (PC fixe, PC portable, smartphone propriétaire ou standardisé, tablette PC, tablette média).

La sécurité, indispensable mais pas infaillible…
Qu’en est-il de la sécurité des données échangées lors d’une collaboration ou d’un simple échange ? L’efficacité se fait-elle au détriment de la sécurité ? La sécurité est-elle, en fait, une composante de l'efficacité ?
Ces questions sont d'autant plus fondamentales que la collaboration implique la plupart du temps d'échanger des informations dématérialisées considérées comme sensibles ou critiques pour l'entreprise. En effet, les échanges d’informations confidentielles touchent une très large partie des salariés dans leurs échanges internes (81%). Et la fréquence de ces échanges est plutôt soutenue pour les deux tiers d’entre eux. Moins de salariés sont concernés par l’échange ou la diffusion d’informations sensibles vers l'extérieur (63%) mais la fréquence de ces échanges reste élevée pour 68% des répondants. Une situation particulièrement délicate lorsque l'on sait que l’email est le canal de communication privilégié (61% pour des informations confidentielles) et que la moitié des salariés (49%) juge les échanges de documents insuffisamment sécurisés.

Aujourd'hui, la sécurisation se situe principalement au niveau des infrastructures informatiques et des infrastructures réseaux (sécurité périmétrique, sécurité des équipements). D'ailleurs la plupart des répondants associent la sécurité aux processus et aux canaux plutôt qu'au document (40% pour les échanges avec l'extérieur et 16% pour les échanges en interne). Ainsi, les entreprises sont conscientes de la nécessité de sécuriser les échanges, notamment avec l'extérieur mais elles ne lient pas (encore) systématiquement la sécurité avec le document/support voire l'information elle-même.
Par ailleurs, une part importante des répondants (45%) estime que le principal frein au travail collaboratif en mode distant est le manque de sécurité des documents. Les répondants estiment d'ailleurs qu'ils sont, soit équipés de solutions insuffisantes dans leurs fonctionnalités et/ou complexes à utiliser, soit que les processus qui les encadrent sont complexes les rendant difficiles à suivre. Ainsi, par exemple, 77% des répondants indiquent avoir à leur disposition des outils permettant une traçabilité de l'information jusqu'au destinataire final (accusé de réception électronique) mais seuls 33% la jugent efficace et 71% pensent qu'il serait nécessaire d'implémenter une meilleure traçabilité de la diffusion dans les années à venir !

Le point de vue d’Adobe
Pour satisfaire les exigences et répondre aux besoins des professionnels en entreprises, les services informatiques sont confrontés à 3 tendances phares en matière de collaboration et d’échanges de documents :
- Les collaborateurs sont dispersés et mobiles. Ils ont besoin d’outils de collaboration simples, efficaces, leur permettant d’accéder à leurs contenus n’importe où.
- La demande pour des documents dynamiques ne cesse de croître car ils permettent une communication plus efficace et plus attrayante
- La sécurité au niveau du document n’est pas maitrisée et doit faire l’objet de processus clairement définis dans l’entreprise.
Comment faire face à ces enjeux ?
Lionel Lemoine, Responsable avant-vente chez Adobe, précise « Les services IT doivent faire le point sur les méthodes de collaboration documentaire au sein de l’entreprise. Ils doivent tenir compte des habitudes de travail des salariés et les accompagner dans la mise en place de solutions et de processus permettant d’améliorer l’efficacité de la collaboration et d’introduire des méthodes de communication plus dynamiques. »
Les solutions Adobe autour du format PDF et du logiciel Adobe Acrobat peuvent répondre à ces enjeux et leur permettre de mettre en place des processus simples, à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise, en garantissant la sécurité et la confidentialité sur diverses plates-formes et par des utilisateurs aux profils multiples.

Plus d’informations :
• Gamme Adobe Acrobat X : http://www.adobe.com/fr/products/acrobat/it.html
• Livre blanc sur les trois tendances clés de la collaboration et des échanges documentaires : http://www.adobe.com/content/dam/Adobe/fr/products/acrobat/pdfs/acrobatX_it_challenge.pdf

À propos d’Adobe Systems Incorporated
Adobe révolutionne les expériences numériques à travers le monde. Pour plus de détails, consultez le site www.adobe.com/fr.


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Communiqué envoyé le 09.06.2011 10:56:47 via le site Categorynet.com dans la rubrique Affaires / Entreprises

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