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Citéo choisit l'expertise d'EquiTime pour informatiser sa Gestion des temps

EquiTime

Citéo choisit l'expertise d'EquiTime pour informatiser sa Gestion des temps

Entretien avec Luc MASSE,
Directeur Administratif et Financier chez Citéo
et responsable du projet d'informatisation de Citéo.

Créé en 1998 sous le nom d’ADEMN, Citéo est aujourd’hui le premier opérateur français spécialisé dans la médiation sociale.

Informer, orienter, dialoguer, prévenir, dissuader, maintenir ou restaurer un lien social : voilà la vocation de Citéo. Depuis 15 ans, Citéo travaille au quotidien, avec tous les acteurs de la cité, à rendre plus attractifs les espaces de vie collectifs. Ses professionnels, spécialement formés à la médiation, participent à la tranquillité publique et à la cohésion sociale en créant du lien pour mieux vivre ensemble.

Citéo s'est donné différentes missions au quotidien :
- « facilitateur d’échanges » : par leur présence active, les médiateurs de Citéo informent, veillent et préviennent les tensions
- « créateur de relations » : les médiateurs de Citéo développent des actions et des projets visant à promouvoir la citoyenneté, l’autonomie et la responsabilité
- « améliorateur de bien-être » : les médiateurs de Citéo participent à la sécurisation des lieux publics et privés, en régulant les situations de dysfonctionnement et de conflit.

citeo-ill0214 Citéo choisit l'expertise d'EquiTime pour informatiser sa Gestion des temps

Secteur : Entreprise associative

Situation : Nord-Pas-de-Calais avec 4 sites : le siège à Lille, 2 sites d'exploitation à Villeneuve d'Ascq et 1 à Tourcoing

Effectif : 380 salariés

- 25 788 heures de formation dispensées en 2012 bénéficiant à 382 salariés
- 1 322 248 contacts habitants, 27 % de faits d’ambiance et 73 % d’assistance
- Plus de 40 562 contacts en milieu scolaire, plus de 3 000 élèves sensibilisés à la citoyenneté dans les transports, à la sécurité routière, à la médiation et à la gestion de conflits
- Plus de 75 partenaires en métropole lilloise

Enjeux du projet :
- Interface bidirectionnelle avec Sage
- Passerelle avec Access GEDOME
- Badgeage
- Saisie de formulaires sur smartphones
- Création de roulements optimisée
- Exploitation des données pour analyse et rapports

Historique et problématique

Citéo était équipé de la solution Opera, logiciel développé par la société APOGEA et utilisé chez KEOLIS depuis longtemps. Malheureusement le système en place n'était plus adapté aux besoins de Citéo et aucune évolution du produit n'était prévue. C'est dans ce contexte que Citéo a recherché un nouveau fournisseur pour la gestion du temps de ses médiateurs, qui travaillent en postes sur 3 sites et sur toute l’amplitude des transports en commun.
Citéo avait besoin d'une solution qui soit interfacée avec SAGE en entrée et en sortie, le point de départ étant le logiciel de gestion de la paie SAGE dans lequel les salariés sont créés. Les informations des salariés devaient ensuite être exportées vers le logiciel de gestion des temps.

La seconde contrainte recherchée par Citéo était que l'outil de gestion des temps devrait être capable de transférer des données complémentaires, comme la composition des équipes par exemple, vers une base de traitement de l'information sous Access GEDOME, (gestion des données de médiation), qui synthétise les faits d'assistance et d'ambiance des médiateurs Citéo ainsi que leur visibilité sur le terrain

Pourquoi avoir choisi EquiTime

« EquiTime nous avait été conseillé par Didier DORRA, le président de la société APOGEA, notre fournisseur paie », indique Luc MASSE. Le premier contact avec EquiTime a eu lieu en mai 2008 et la décision de retenir sa solution AgileTime a été prise en juillet 2008.

« Notre décision de prendre AgileTime s'est basée sur le fait qu'EquiTime s'était engagé à répondre aux contraintes que nous imposions en ce qui concerne l'interfaçage avec notre outil de paie SAGE et l'envoi de données complémentaires vers Access GEDOME. Un cahier des charges comprenant l’expression des besoins a été fourni à Equitime pour s’assurer de la faisabilité de la solution qui était proposée. Nous avons été rassurés par la maitrise du sujet et par les références opérationnelles que pouvait justifier à l’époque Equitime. Ce projet étant stratégique pour Citéo nous devions être certains de choisir une solution pérenne. De plus, le fait qu’une véritable équipe, avec chef de projet et consultant serait mise en place par EquiTime et qu'un suivi projet complet serait ainsi organisé, a retenu toute notre attention. Le consultant qui nous a été présenté par Equitime, David LEDOUX, avait l’expérience nécessaire ayant déjà mis en place la solution dans de nombreuses entreprises. Il était chargé de toutes les phases d’audit, paramétrage et formation. »

Déroulement du projet

Les personnes en charge du projet chez Citéo étaient Luc MASSE principalement et le responsable Ordonnancement qui était en place en 2008.

« Après le lancement de projet, le consultant d'EquiTime en charge de notre dossier, David LEDOUX, a rédigé le DSF, (Document des Spécifications Fonctionnelles), et nous l'a soumis pour validation. Cette première grosse étape s'est déroulée en juillet et août 2008. » La mise en application d'AgileTime était quasi opérationnelle au 1er janvier 2009.

La partie badgeage a suivi en janvier 2009 puis, en février, EquiTime a mis en place une base de données décisionnelle reposant sur Business Objects. L'intérêt de la solution était de faire des rapports sur le traitement de l'information, brique essentielle de l'activité de Citéo afin de fournir aux acteurs locaux, (mairies, collectivités, organismes, …) des statistiques précises sur les interventions effectuées par les médiateurs sur le terrain.

En 2010, la partie du projet concernant la mise en place d'une passerelle entre AgileTime et Access GEDOME a été lancée. Cette passerelle devait permettre d’automatiser la saisie des données en ayant recours à des Smartphones, ces données étant jusqu'alors écrites sur un formulaire papier par un médiateur ensuite ressaisies informatiquement par des opérateurs. C’est la société ANNVA (située à Eura Technologies sur Lille), maintenant partenaire EquiTime, qui a développé le process d’intégration des données en collaboration avec EquiTime et Citéo. La passerelle est fonctionnelle depuis avril 2010.

« C’est SFR qui nous a mis en relation avec ANNVA et nous avons gagné le prix de l’innovation utile dans le challenge SFR BUSINESS TEAM en juillet 2010 », précise Luc MASSE. « J’ai d’ailleurs présenté cette solution innovante au Club Utilisateur AgileTime à Avignon la même année. »

Le projet a ensuite continué d'évoluer avec la mise en place du self-service d'AgileTime en 2012. Cette partie a nécessité d'importants aménagements afin de pouvoir visualiser les roulements de chaque salarié étant donné qu'ils travaillent tous les jours de la semaine. Ce système a été rebaptisé TAD, (pour traitement à distance), au sein de Citéo. Cette solution full web permet désormais a chaque salarié de se projeter dans le planning qui lui a été affecté pour les semaines à venir.

Enfin, en 2013, Citéo a doté de Notebook 32 de ses médiateurs sociaux en milieu scolaire pour leur permettre de badger dans AgileTime mais également de communiquer entre eux par mail et de stocker leurs travaux bureautiques sur Skydrive. 3 autres Notebook permettront aux managers de rectifier en direct la "matrice" des consignes des médiateurs du réseau de transports en commun. Equitime s’est chargé de packager les Notebook afin qu’ils soient rapidement pris en main par des non-informaticiens.

Les critères de réussites du projet

« Principalement la pluri-compétence de David Ledoux, le consultant d'EquiTime, qui a su dépasser le cadre stricto sensu du périmètre d'une application traditionnelle de GTA. »

Le bilan après plusieurs mois d’utilisation

« La dernière évolution effectuée qui concerne le TAD est encore en cours de "rodage" je ne peux donc pas me prononcer sur le sujet pour le moment, mais en ce qui concerne AgileTime et la planification des salariés, il est certain que nous avons gagné un temps précieux sur la mise en place des roulements. Le badgeage est également un point positif pour Citéo. Il reste encore des petits réglages à faire au niveau du cumul des besoins de plusieurs UEP de groupe notamment, ceci étant nous sommes tout à fait satisfaits d'avoir mis en place AgileTime. Enfin, le transfert des données d'AgileTime vers Access GEDOME est un bénéfice non négligeable car ces données n'ont plus à être ressaisies manuellement par des opérateurs comme c'était le cas avant. Nous gagnons ainsi du temps, de la fiabilité et de l'argent car nous n'utilisons plus de support papier pour cette partie. »

Les évolutions prévues

« Nous souhaitons maintenant généraliser la dématérialisation avec le self-service d'AgileTime, rebaptisé TAD chez Citéo. » conclut Luc MASSE.

Bénéfices constatés
- Interface double avec le logiciel de paie
- Application de saisie de formulaire via Smartphone
- Passerelle d'envoi des données de formulaires
- Optimisation de la création des roulements
- Badgeage
- Base décisionnelle sous Business Object permettant l’exploitation des données

Du coté d’Equitime :

Citéo représente le savoir faire global d’Equitime et l’esprit de partenariat sur le long terme que nous souhaitons avoir avec nos clients.
En dehors de l’aspect logiciel ce sont les compétences techniques et le savoir faire de nos équipes qui sont mis en avant car nos clients recherchent principalement un suivi et un service de qualité.