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Des entreprises européennes sans papier ?

Comment les entreprises européennes peuvent-elles gérer leurs archives papier sans impacter l’environnement ? Iron Mountain y répond durant la Journée mondiale sans papier.

Une étude européenne récente présentée à la Journée mondiale sans papier le jeudi 27 octobre suggère que la gestion du papier pose encombre énormément les entreprises et pourtant… des solutions existent.

Quelques données spécifiques :
1. 45% des entreprises européennes trouvent difficile de gérer leurs informations.
2. 59% manquent d’espace en raison du stockage des documents papier.
3. 50% d’entre elles avouent se disperser sans trop savoir par où commencer.

C’est pourquoi le World Paper Free Day invite les entreprises à se libérer du papier pour une gestion plus radicale, propre et économe. Fini les documents égarés, les factures perdues, les frais de location de locaux de stockage, les frais de destruction, les photocopies frivoles et autres pertes de temps, d’argent et d’énergie superflues et pourtant si précieux au développement des entreprises.

Le « papier efficace » doit remplacer « zéro papier »
Le papier sera en raison de l’explosion des informations numériques comme des réglementations archaïques. Budgets restreints, processus obsolètes et administration dispersée ne favorisent certainement pas la disparition totale du papier c’est pourquoi Iron Mountain propose un modèle hybride, où physique et numérique se rejoignent.

Se poser les bonnes questions
Le secret consiste face à la dispersion d’opter pour la segmentation. Quels sont les documents les plus importants ? Où sont-ils classés pour l’heure ? Quels sont les documents superflus ? Peut-on finalement les détruire ? Quelles sont les meilleures méthodes d’archivage et de conservation des documents ? Cette démarche aide les entreprises à prendre des décisions majeures pour un fonctionnement plus fluide et certainement moins coûteux.

Comprendre l’environnement externe
La réglementation est trop compliquée. Les législations changeantes, la bureaucratie et la loi freinent et contrarient les entreprises et se modifient d’un marché à l’autre. C’est pourquoi les spécialistes aident les entreprises à archiver leurs documents conformément aux réglementations en vigueur mais aussi à gérer leur fonctionnement intégral.
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Externaliser le stockage
Aux frais de gestion des informations sur site s’ajoutent un temps déconcertant consacré au stockage, à la gestion et à la recherche des documents de l’entreprise. Pour résoudre ces problèmes, les documents les plus importants sont numérisés et gérés de manière plus appropriée. Quant aux documents moins inutiles ils sont soit soumis au stockage des données hors site soit soumis à la destruction sécurisée.

Il n’y a pas de réponse toute trouvée
La numérisation intégrale des documents n’est une solution idéale. Il faut prendre en compte les fuites et les décisions personnelles des employés quant au maniement des données. En revanche, il est préconisé d’optimiser des informations et d’investir en numérisant les documents fréquemment utilisés.

Voici en quoi consistent les solutions d’Iron Mountain.


A propos d’Iron Mountain
Iron Mountain Incorporated fournit des services de gestion de l'information aidant les entreprises à réduire les coûts, les risques et les défauts d'efficacité liés à la gestion de leurs documents physiques et numériques. Pour de plus amples informations, consultez le site www.ironmountain.fr.

Contacts

Agence RP
Hardcom, Groupe Nazca
Catherine Bienbeau - 01 30 15 24 38 - Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
David Boutet - 01 30 15 99 91- Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

Iron Mountain Europe
Public Relations Executive, Europe
Phil Riley - Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

Iron Mountain
6-12 avenue Descartes
ZI Les Sables
91420 Morangis


C.S.


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Contact Presse:

Iron Mountain France


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Communiqué envoyé le 03.11.2011 14:00:33 via le site Categorynet.com dans la rubrique Affaires / Entreprises

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